社用車の管理は重要だが難しくはない!シンプルにやるべき!

社用車の管理を任されてるけど面倒だし正解かどうか分からない!!
社用車の管理はデータ管理です!一人で管理するより共有するべきですね!
共有ってどうやんの?そんな暇ないよ!
システムを入れてどのパソコンからでも入力やデータを見れる様にしておくんです!

社用車の管理って1人に任せているが大体兼任してる。

営業と管理、配車と管理、ドライバーと管理など兼任しててある程度の手当は出るが、長時間労働や仕事が多すぎてキャパオーバーしてるケースが多い。

本記事の内容

  • 社用車の管理の中でも整備管理の話
  • 整備管理をどうしたら効率が良いか
  • どのようなシステムが1番良いのか

上記の内容を解説しています。

僕の軽い自己紹介ですが、整備士歴16年の現役整備士です。

なぜこの様な記事を書いているかと申しますと、運送屋さんを始め法人の複数台車両を持っている会社の整備を担当していて、そこで管理の問題点に気付き、もっと整備士として出来る事はないかと思いこの活動を始めました。

管理システムは数多く有りますが現役の現場を知ってる整備士がシステムを作ると言うのは今までにない試みです。

もし興味を持って頂けたら最後まで読んでメッセージやコメントをお願いします!泣いて喜びますww

社用車の管理は面倒くさい!

疲れた男

  • 車検や定期点検の管理
  • 消耗品の管理(オイル交換やタイヤなど)
  • 保険の管理
  • 事故の対応

やる事はかなり複雑だがやってみると意外とそんな事ない。

では車を使った仕事で必要な役職を紹介します。

運行管理

車の運行状況を管理する役目で

  • 誰がどの車に乗る
  • その車のコースや行先を確認する
  • 事故の対応
  • クレームの対応

運行管理者と整備管理は別です。ココは分けておかないと管理者はパンクします。

整備管理

  • 車の定期点検や車検の確認
  • 故障や修理の確認・依頼
  • 事故車両の修理・代車の手配
  • 保険の確認

整備管理者ある程度車の知識があった方が良いですがやりながら覚える事も可能です。

従業員管理

  • 従業員の労働時間の管理
  • 従業員の休みの管理
  • 従業員の制服や体調など身の回りの管理

補助的な役割が強いですが従業員の頼れる味方になるのでとても重要な役割です。

整備管理が最重要

自動車整備風景

整備管理者は車両の状況を把握して対処しないといけません。何でもかんでも修理に出していたらせっかくの利益もどんどん消えていってしまいます。

故障や修理が発生した時も感に頼らずしっかりと履歴を残してどういった対応が良いのかを考えなければいけません。

ドライバーからの情報はあてにならない事が多いです。

運行前点検はあてにならん

乗車するドライバーに運行前点検を実施してる会社もありますが、あれってほとんど意味なくて、これから出かけようって人があれがダメこれがダメやってたら遅刻しませんか?

逆に運行後点検のが大事で終わった後に一回り異常がないか確認させた方が理にかなってます。

運行後点検⇒異常発見⇒整備管理者に連絡⇒修理依頼⇒修理完了⇒翌日

自然ですよね!前日から用意がしっかりしてれば翌日は運行前点検をサッとやってパッとでれば良いです。

データの蓄積と分析

整備管理のもっとも大事な仕事は修理や車検に出した車のデータ取りです。

  • 修理内容や点検内容
  • 請求金額
  • 修理をした日付や距離数

この3点はデータを残してすぐに見れるようにしておいた方がいいです。

管理者同士で共有

貯めたデータを1人で眺めていても意味ないので、このデータを管理者間で共有する

  • どの車が使えてどの車が使えないか
  • 修理に入れる日程はいつなのか
  • どこに修理に出していつ帰ってくるのか

このデータを共有して運行を決めたり、車が足りない場合はレンタカーを借りなければいけません。

現場は突発的に情報が必要になる

マルチタスク

上記の内容からも分かりますが、現場はのんびり管理は出来ません。

車は「壊れるぞー」とか「事故るぞー」とか予告はしてくれません。

走行中に壊れるかもしれないし、壊れながらも帰って来る事もあります。

あの車の修理どうなった?

急に確認される事も多々あると思います。この時に「あーあれは確かどこどこに出したと思う」とあやふやな答えをしてしまう場合が多いですが修理依頼もデータとして残しておけば聞かれなくても勝手に確認して動いてくれます。

この時にもし整備担当が休みでもしっかり履歴を残せば勝手に見て動いてくれます。

この前の修理のいくらかかった?

これも急に聞かれる質問だと思いますが、これもしっかりデータ入力がされてればすぐに履歴から調べて「○○円だよ」とすぐに答える事ができるし、細かい数値も出るので信頼性も高いです。

これも立派な運営側の目安になるので非常に重要なデータになります。

車を買い替えるけどどれと入れ替える?

この質問で確認したいのは過去にどんな修理をやっているかですね

  • エンジンを乗せ換えてないか?などの高額修理をしていないか
  • 直近で直すのに高額修理になるがなんとか乗れてしまって修理していない車
  • 車自体がハズレの車

入れ替える車の目安としてはこんな感じですね。他にも色々要素はありますが、上げたらキリがない。

この様に過去の修理履歴から逆算して入れ替え対象車両を選定する事が出来ます。

現場重視のシステム

チームの動き方

必要なのは現場の事を知り尽くした、現場の為のシステムです。

他のシステムは多機能で使える幅が広く正に完璧なシステムが多いですが、現場の使う人間の事を考えてますか?

もはやお客さんの方がシステムに合わせに行かないといけないですよね。

僕が作るシステムは現場の為の現場で使いやすい仕様に仕上がっています。

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素早い対応

先ほども言いましたが対応が早いのは武器になります。

ドライバーからの修理依頼や運行管理者からの質問、社長からの指示などの迅速に答えられ、業務の効率も上がり、会社や部下からの信頼も得られ、早く帰れることが出来ます。

確実なデータ

経費削減や業務の効率化にはデータを細かく見る必要があります。

それには確実なデータは不可欠で要素ごとに分解して削減できる事を確認して対処すれば確実に結果は出ます。

データの入力が面倒ですがサクッと終わらせられる様に小学生にも出来るように分かりやすくシンプルな構造にしてます。

効率と手間を徹底的に省く

履歴の確認や請求金額の集計などはクリックのみで見れるようになっており

  • 全体の集計
  • 車ごとの集計
  • 月ごとの集計

など色々な区分で仕切って集計できる様になっているので、数字を細分化したりも出来るので守りの整備管理ではなく攻めの整備管理としても活用出来ます。

まとめ

いいね!まとめ

社用車を1人で管理させようとするとキャパオーバーで適当な管理になってしまいます。

システムを導入する事で1人ではなく複数人数での管理が可能になり個々に入力させて整備管理者は集計するだけでOKになります。

不景気入りもして人件費などの固定費はなるべく下げたい、その為には人を動かすよりシステムを動かした方が安く上がります。

労働時間や従業員のヤル気などで会社の管理などが疎かになるのはあってはならない事ですが、実際に管理は面倒で小難しい物です。

仕組み化して情報を共有する事がしっかりした管理に繋がります。

これから僕がリリースする車両管理システムはそれを可能としますので興味があればメッセージ頂けると嬉しいです。

このキツイ令和の時代を共に乗り越えて行きましょう。

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